Kết quả áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015

I. KẾT QUẢ XÂY DỰNG VÀ CẬP NHẬT TÀI LIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG (HTQLCL) THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2015

1. Các tài liệu bắt buộc của HTQLCL

a) Các tài liệu bắt buộc HTQLCL:

- Chính sách chất lượng.

- Bản mô tả Mô hình hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

b) Các Quy trình bắt buộc HTQLCL:

- Quy trình kiểm soát thông tin dạng văn bản;

- Quy trình quản lý rủi ro và cơ hội;

- Quy trình đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng;

- Quy trình kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục;

- Quy trình khảo sát và lấy ý kiến tổ chức, công dân;

- Quy trình hợp xem xét lãnh đạo về Hệ thống quản lý chất lượng.

2. Các quy trình quản lý nội bộ

- Quy trình tổ chức các cuộc họp và ra thông báo kết luận của UBND tỉnh;

- Quy trình ban hành chương trình công tác của UBND tỉnh.

- Quy trình mua sắm tài sản thuộc Văn phòng UBND tỉnh.

- Quy trình Tiếp công dân.

3. Các quy trình ISO giải quyết công việc có liên quan đến TTHC

Các quy trình ISO giải quyết công việc có liên quan đến TTHC tại Văn phòng gồm có:

+ Quy trình xử lý hồ sơ đề tài, dự án khoa học và công nghệ cấp tỉnh.

+ Quy trình cấp Giấp phép khai thác khoáng sản.

+ Quy trình phê duyệt báo cáo đánh giá tác động môi trường.

4. Công bố HTQLCL phù hợp theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015

Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Quyết định số 1624/QĐ-UBND về việc công bố Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 đối với các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân tỉnh.

II. KẾT QUẢ ÁP DỤNG, DUY TRÌ VÀ CẢI TIẾN HTQLCL

1. Kế hoạch áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015

Văn phòng đã ban hành Kế hoạch số 494/KH-VP về thực hiện áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của UBND tỉnh.

2. Quyết định kiện toàn Ban Chỉ đạo ISO 9001:2015

Văn phòng đã tham mưu UBND tỉnh ban hành Quyết định số Quyết định số 1005/QĐ-UBND kiện toàn Ban Chỉ đạo thực hiện áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2015 của UBND tỉnh. Ban Chỉ đạo gồm có 12 thành viên, do ông Võ Đức Trong, Phó Chủ tịch Thường trực UBND tỉnh làm Trưởng ban và các Ủy viên là Trưởng các phòng, ban, trung tâm.

3. Quyết định phê duyệt hệ thống tài liệu HTQLCL

Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Quyết định số 1428/QĐ-UBND phê duyệt Danh mục tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 theo quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ đối với các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân tỉnh: tổng số TTHC ban hành là 301 thủ tục.

4. Mục tiêu chất lượng (MTCL)

Đã ban hành ngày 04/01/2022; kế hoạch thực hiện MTCL: ngày 04/01/2022; Đo lường kết quả thực hiện MTCL: tỷ lệ (50%) đạt đến thời điểm báo cáo (do một số Lớp đào tạo chưa tập trung học theo kế hoạch dự kiến); đồng thời hiện tại chưa đến thời điểm đánh giá cán bộ công chức nên các chỉ tiêu liên quan đến đánh giá cán bộ công chức chưa thực hiện được.

5. Cập nhật thông tin dạng văn bản

- Việc cập nhật danh mục tài liệu bên ngoài hiện hành (bao gồm các văn bản QPPL mới ban hành có liên quan đến hoạt động của cơ quan) được thực hiện thường xuyên, số lượng tài liệu bên ngoài cập nhật mới trong năm (đến thời điểm báo cáo) là 42 văn bản QPPL; việc kiểm soát và truy xuất tài liệu bên ngoài được thực hiện trên máy tính.

- Việc cập nhật danh mục tài liệu nội bộ hiện hành (tên tất cả các tài liệu trong hệ thống quản lý chất lượng có ngày, tháng, năm và lần ban hành) được thực hiện thường xuyên, đến thời điểm báo cáo đã tiến hành cập nhật 06 hồ sơ.

- Cập nhật danh mục hồ sơ hiện hành (tên tất cả các loại hồ sơ giải quyết theo TTHC và hồ sơ chuyên môn của đơn vị) được thực hiện thường xuyên. Tổng cộng có 301 thủ tục hành chính và 03 Quy trình giải quyết TTHC và 04 Quy trình nội bộ.

6. Thực hiện lấy ý kiến của tổ chức công dân

Văn phòng UBND tỉnh đã ban hành Kế hoạch số 1275/KH-VP về việc khảo sát sự hài lòng của cá nhân, tổ chức năm 2022, thời gian thực hiện: từ 01/01/2022 đến 30/12/2022; Văn phòng UBND tỉnh đã ban hành Công văn số 3232/VP-HCTC gửi các sở, ban, ngành tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố thực hiện khảo sát sự hài lòng của tổ chức năm 2022.

Kết quả Văn phòng nhận được 27 phiếu góp ý, nhìn chung, tất các các ý kiến góp ý đều đánh giá chất lượng phục vụ của Văn phòng UBND tỉnh đều đạt mức cao nhất và không có ý kiến không hài lòng.

7. Nhận diện và phân tích các rủi ro và cơ hội

Ban Chỉ đạo ISO của UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 1423/QĐ-BCĐ về việc thành lập Nhóm phân tích rủi ro và cơ hội năm 2022; Bảng nhận diện, phân tích bối cảnh để xác định rủi ro, cơ hội; đã thực hiện phân tích rủi ro và cơ hội theo quy định. Thời gian thực hiện: đầu tháng 7/2022.

Qua phân tích, Nhóm đã phát hiện 01 vấn đề có khả năng dẫn tới rủi ro và tiến hành xây dựng Bảng nhận diện, phân tích bối cảnh để xác định rủi ro và cơ hội và đề ra Kế hoạch giải quyết rủi ro

8. Thực hiện đánh giá nội bộ

Ban Chỉ đạo ISO của UBND tỉnh đã ban hành Kế hoạch đánh giá nội bộ năm 2022, ban hành Quyết định số 1467/QĐ-BCĐ ngày 13/7/2022 thành lập Đoàn đánh giá nội bộ năm 2022. BCĐ đã thành lập 02 Đoàn đánh giá, tiến hành đánh giá BCĐ ISO và 10 phòng, ban, trung tâm thuộc Văn phòng gồm: Phòng Kinh tế, Phòng Khoa giáo – Văn xã, Phòng Nội chính, Phòng Tổng hợp, Phòng Hành chính - Tổ chức, Phòng Quản trị - Tài vụ, Phòng Kiểm soát Thủ tục Hành chính, Trung tâm Phục vụ Hành chính công, Ban Tiếp công dân, Trung tâm Công báo – Tin học. Thời gian thực hiện: ngày 14/7/2022

Qua đánh giá nội bộ, BCĐ ISO và 10 phòng, ban, trung tâm đều thực hiện tốt việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, cụ thể như sau:

- Đã thực hiện xây dựng Mục tiêu chất lượng; Kế hoạch thực hiện MTCL và Báo cáo kết quả thực hiện MTCL của Hệ thống và các phòng chuyên môn.

- Đã xây các quy trình nội bộ và các quy trình thủ tục hành chính theo TCVN ISO 9001:2015.

- Việc lưu hồ sơ, tài liệu đa số đầy đủ, đúng thành phần theo quy định.

- Đã lập danh mục tài liệu nội bộ, danh mục tài liệu bên ngoài và danh mục hồ sơ của hệ thống và các phòng chuyên môn.